Free-Photos / Pixabay
- 未だに会社の報告書が手書き！
- これって描いて意味あるの…？
そういった悩みをお持ちの方は今のご時世珍しくないかもしれません。
日本はまだまだIT活用が遅すぎると言われているため、会社の報告書が手書きなんてケースも珍しくないかもしれません。
「未だに紙とかワケワカメ！」なんてCMがやっていたりしますからね…。
しかし、ただ単に惰性で報告書の提出を義務付けられているだけの人も多いと思います。
「どうせ誰も見ねーだろ！？」と憤りを感じながら報告書を書いている人も多いでしょう。
後から参照されるかというと結構微妙だと思いますし…。
この記事では報告書が未だに手書きな会社はこれから先やばい理由について解説します。
⇒リモートワーク求人多数！新しい働き方を提案する転職サイト【LIBZ】
未だに報告書を手書きで書かせる時代遅れな会社は多い…
最近はあなたの会社のように、未だに報告書を手書きで書かせる時代遅れな会社も多いです。
あなたは「さっさとパソコンで書いてしまいたい」と考えているかもしれませんが、特に会社には中高年以上のあまりパソコンが得意ではない世代もいるかもしれません。
そういった人たち向けには、未だに手書きで書かなくてはいけない！というのもよくあるパターンです。
実際ネットやSNSなどを見てみても、
寝る前に思ったけどなんで報告書手書きなんやワケワカメ
仕事の評価の報告書かくのきらいだけど今までボーナス貰うためにがんばってきたけど絶望的だから書く気おきない～～いまどき手書き～～😭😭😭
いまどき手書きの報告書を書かねばならず、面倒くさいことこの上ない。
いまどき、手書きの報告書ってなんだよ
手痛えよ
あと、5枚もあるのかよ
出張報告書作成中。いまどき手書きって…
こんな意見が散見されますからね。
未だに「手書きは心がこもっている！」なんて意味不明なことが言われたりもしますからね…。
まだまだ手書き文化はなくならないかもしれません。
まぁ趣味やプライベートであれば良いですが、スピードが重視される仕事の現場で手書きというのは致命的な気がします。
手書きの報告書なんて後で参照される機会は少ない
手書きの報告書というのは、やはり後で参照される機会は少ないです。
わざわざファイリングしなくてはいけませんし、それを探さなくてはいけませんからね。
しかもファイリングが適当だったり、これまで何年も何十年も書いてきた報告書が溜まっているような会社ですと、最悪です。
どこにファイリングしたのか分からなくなってしまうというのは、よくあるパターンですし。
これがデジタル化されているデータであれば、検索すればすぐに出てきたりしますが。
しかも字が汚い報告書ですと、最悪ですね。
まともな会社であれば、字が汚いと再提出を求められたりしますが…。
中小零細企業なんてかなり適当ですから、「字が汚くても書いてあればいいや」ということでそのままファイリングされていたりします。
しかも社員もずっと働いているとも限らないので、その時書いた社員がいなくなっていたりすると本当に何か書いてあったかは分からなくなってしまいます。
これがデジタルデータであれば、そういったこともないので安心なのですが…。
利益にならない報告書を手書きでチンタラ書いてるのは時間の無駄
未だに手書きの報告書を書かせる会社がやばい理由としては、報告書なんていくら書いても利益にならないからです。
手書きでちんたら報告書なんて書いている時間があったら、少しでも利益になることをやった方がいいでしょう。
デジタルであれば、最近はテキストであれば音声入力などで書けますし。
音声入力機能は今はどのスマホにも備わっていますからね。
それでチャチャっと早く書いてしまった方が絶対いいです。
そもそも他の先進国などではそういった報告書などは、簡略化して必要最低限しか残さないようにしている会社も多いです。
それはそんな利益にならないところに時間を使っても無駄だからです。
何かあった時にはそういった記録を残しておくことは必要なのですが、それだったら仕組み化してしまって自動で記録が残るようにするとか。
業務の一環として組み込んでしまって必要最小限の時間だけ使うようにするとかもできるじゃないですか。
手書きで紙に向かってちんたら書いてたら何十分も時間を使ってしまいますし。
その間も給料が発生していることを考えると本当に無駄です。
手書きだと報告書内に数字があっても集計できない
手書きの報告書が時代遅れでやばい理由としては、集計ができないということです。
これがエクセルであれば報告書内に数字があれば、それを集計することで後で利用することもできます。
そういった風にすれば
- 月によって売上にかなり差があるな
- 曜日によってかなり差があるな
- 季節変動が大きいな
- 最近何か変わったな
こういったことがグラフ化できて統計を取れますので、後で活用することもできるんです。
これが手書きの報告書だったら何もデータを取ることができませんからね。
現代戦は情報戦ですから、こういったデータをしっかりと活用していくようにしないとなかなか生き残っていくことは難しいですからね。
手書きなんて利益にならない時間の無駄になってしまうことが多く意味がないのです。
手書きの報告書はわざわざファイリングすることになり、無駄なスペースを取る
手書きの報告書となると、紙ですからね。
わざわざファイリングすることになってしまいます。
それはつまり無駄なスペースをとってしまうということでもあるんです。
その分当然賃貸オフィスでしたら、家賃を負担しているということにもなりますし。
引っ越すときなどにも無駄なお金がかかってきますからね。
デジタルならスペースを取らず、検索もカンタン
これがデジタルデータであれば、そんな文書一枚であれば、数キロバイトとか多くても数十キロバイトとか100キロバイト位に収まるでしょう。
しかもクラウド上にデータを上げておくこともできますし、スペースを取りません。
情報漏洩が危険であれば、デジタルメディアに記録しておけばほとんどスペースもとりません。
しかも別の部署や別の支店の方がその報告書を参照したいとなった時に、わざわざファックスで送ってもらったりする必要がありますからね。
これがデジタルデータであれば、権限を持っていれば全社員が参照することも可能ですし、検索もカンタンです。
過去の記録を残しておいても、容易に検索して活用できなければ、何の意味もないのです。
ただの上司の自己満足のために、手書きの報告書を書かされることも…
未だにそういった手書きの報告書を書かされる会社というのも多いとは思うんですが…。
そういった会社ですと、ただの上司の自己満足のために書かされていることも多いかもしれません。
- やはり報告書は手書きじゃないとダメだ
- デジタルは心がこもっていない
- 報告書を精査するのも仕事のうちだ
- 字の綺麗さにはその人の性格が現れる
こんな風な意味不明なことを言って、上司のただ単に自己満足のために報告書を書かされている部下と言うのもかなり多いのではないでしょうか？
特に以前から大企業などで働かないおじさんが問題になってきていますからね。
そもそもそう言った管理職と言うのは仕事がないので、そう言った無駄な報告書を無意味に精査するのが唯一の仕事なんていうことになっているケースもあるようですし。
当然ながら1円も利益を生む行為ではありませんので、本当に無駄です。
あまりに無駄な報告書を書かされる会社なら、早めに転職も検討
未だにそういった手書きの報告書を書かせる会社というのは多いとは思うんですが…。
やはり我が国の企業はIT活用が遅れていると言われていますが、さすがに報告書を手書きで書かせる会社ではかなり減ってきていると思います。
そんな利益にならない行為は最小限の時間で済ませるべきですし。
特にこれからはさらに時代の変化の流れが速くなっていきますからね。
どんどんそういった会社は時代に取り残されて生き残っていけなくなってしまう可能性もあります。
幸い最近は転職も一般的になってきていますし、昔に比べて正社員の仕事も多い傾向にあります。
あまりに時代遅れでやばい会社だと感じているのであれば、早めに転職を検討してしまうのも手段の一つです。
普通のまともな会社であれば、そんな報告書なんてサクッとデジタルで描いたり、テンプレで定型文で書いて済ませてしまうようにしていますよ。
なのに手書きでわざわざ奇麗な字で書かせるなんておかしいですし、本当に無駄です。
そう言った会社はこれから先本当にヤバくなっていくと思いますので、今のうちに動いておくのも良いかもしれません。
とりあえず転職サイトにでも登録して、求人を眺めてみるといいと思います。
私もそうですが、大抵の人は「会社を辞めたい」と考えたら、求人を眺めるところから始めますからね。
いい会社に行けるか？は求人がでるタイミング次第なので、登録だけはしておくべきです。
こちらの転職サイトは、自分の転職市場価値を診断してくれたり、リモートワークに特化していたりするので、「今の働き方でいいのかな…？」と考えたら気楽に登録してみるといいかもしれません。
⇒あなたの転職市場価値や向いてる仕事は？無料のコンピテンシー診断なら【ミイダス】
⇒リモートワーク求人多数！新しい働き方を提案する転職サイト【LIBZ】
まとめ
手書きの報告書を未だに書かせる会社というならやはり結構まずいと思います。
手書きで書いても、
- スペースもとる
- 時間もかかる
- 字が汚いと再提出を求められたりする
などなど、様々なデメリットがあります。
それでその文章が使われるのであればいいですが、大抵は使われずに棚の肥やしになって終わりですからね。
まぁ何かあった時は参照されるかもしれませんが、そもそもどこにファイリングしたのか分からなくなってしまう可能性もありますし。
これがデジタルデータであれば、検索すれば一発で出ますからね。
まぁそう言った会社はこれから先かなりまずいと思いますので、今のうちに転職を検討しておいた方が良いかもしれません。
幸い最近は転職も一般的になってきていますし、昔に比べて正社員の仕事も多い傾向にあります。
帝国データバンクの2023年4月の調査によると、51.4%の企業が「正社員が足りていない！」と回答しており、最も高い旅館ホテル業では75.5%と深刻な人手不足が続いています。
もっとITを活用して無駄を省いている会社に転職してしまった方がいいでしょう。