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- 仕事の効率を上げたい！
- もっと効率的に早く仕事をこなしたい！
そんな考えをお持ちの方は今のご時世珍しくないと思います。
特に最近は人手不足に陥っている会社が多いので、限られた人員で回さざるを得ないという状況に陥っている方が多いと思います。
必然的に効率を上げていかないと、とてもではないですが業務が回らない状況に陥っている方も多いのではないでしょうか？
ただちょっと考え付くようなことは既に色々とやっているかもしれませんが…。
この記事では仕事の効率を上げるための方法についてまとめてみましたので、参考にしてみてください。
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Contents
仕事の効率を上げたい！具体的な方法は？
特に最近は働き方改革などが叫ばれていますので、出来るだけ仕事を効率的に仕上げてプライベートと仕事の両立を図りたいのが本音だと思います。
ダラダラ非効率的に仕事を進めていても、一向に仕事が終わりませんし。
仕事の効率を上げるための具体的な方法についてまとめてみましたので、参考にしてみてください。
何時までに終わらすのか最初に決める
仕事の効率を上げるのはいいですが、できるだけ無駄なく短時間で仕事終わらせられるようにするべきです。
それにはいつまでにどの仕事を終わらせるのか最初に決めるべきです。
締め切りを決めないことにはダラダラと仕事をこなしてしまいますし。
期限を決めないと仕事量と仕事時間は無限に増えていく、という説を唱える学者もいるほどです。
それほど人間は期限がないとダラダラと時間を過ごしてしまうものなんですね。
逆に言えば、いつまでに終わらせるかの〆切だけ決めれば、必死に頭をフル回転させて勝手に効率的な方法を考えつく可能性が高いです。
仕事を分解してタスクリストを作成する
仕事を効率的に進めるためには、最初にタスクリストを作っておくと良いかもしれません。
一つの仕事が終わった後に「次は何をやるんだっけ？」なんて考えていたら時間の無駄です。
最初にタスクリストを作っておけば、「この作業とこの作業は近いから順番にやるか」という風に効率的に仕事を進めていくこともできますし。
できれば頭を使うような作業と惰性で出来る単純な作業はやる時間を分けてやると効率的です。
どんなに難しく見える仕事でも分解すればただの作業と化しますので、効率的に仕事もこなしていくことができます。
IT技術を使って楽をする
仕事を効率的に進めるためには、便利な技術はどんどん取り入れていった方が良いかもしれません。
特に最近は様々なIT技術やサービスがあるのですから、そういった頭のいい人たちが作ってくれた文明の利器を使って楽をしていくと効率的です。
例えば文章を書く作業でしたら、最近は音声入力などを使えばかなりの精度で楽に効率的に文章を作成することができます。
実はこの文章も音声入力で書いているんですが、手を使うことなく話しかけるだけでどんどん文章になっていきます。
あとは計算業務などでしたら、エクセルのマクロなどを組んでもいいですし。
定型業務はRPAなどで自動化したりしていくこともできます。
苦手な仕事は同僚に振る
仕事を効率的に進めていくためには、得意な人に得意な作業をやってもらうのが一番効率的かもしれません。
あなたが抱えている仕事で苦手だと思っている仕事があるのであれば、それが得意な同僚に振った方が効率的かもしれません。
逆にその同僚が抱えている仕事であなたが得意な仕事があれば、引き受けてあげればいいと思いますし。
そうやって相談して協力して適材適所で仕事を回して行った方が遥かに効率的です。
短所を克服するのもいいですが長所を伸ばしていく方向で考えた方が効率という面では遥かにいいですからね。
短期決戦で終わらす
仕事を効率的に終わらすには、短期決戦で仕事を終わらせるようにして行った方が良いかもしれません。
つまりはどんどん前倒しで仕事をこなしていくということです。
人生は長いようで短いですから、今すぐにでも目の前の仕事を終わらすぐらいの気持ちでないと多くのことは成し遂げることができません。
というか結局できるだけ短期決戦で終わらすということを決めれば、脳がそれに合わせて効率的な方法をどんどん見つけていきますので、結局はこういったマインド的な部分が必要かもしれません。
絶対に8時間かかりそうな仕事でも「4時間で終わらす！」ぐらいの気持ちで仕事をこなしていけば、本当に４時間では終わらなくても、結果的に5時間とか6時間ぐらいで終わるようになります。
似たような作業はまとめてこなす
仕事を効率的にこなしていくためには、似たような作業はまとめてこなしていくと効率的です。
単純作業的な仕事はまとめてやった方が当然ながら効率的ですし、頭を使うような作業はまとめてやった方が効率的です。
特に午前中は頭が冴えていますので、頭を使うような複雑な作業に向いています。
午後は体力も気力も低下していきますので、惰性でできる単純作業的な仕事をダラダラやる方が向いているかもしれません。
休憩はこまめにとる
人間の体力と気力は無尽蔵にあるわけではありません。
なので、効率的に早く仕事をこなしていきたいという気持ちは山々ですが、休憩はこまめに取るようにしましょう。
常に業務時間中ずっと効率的に頭と体をフル回転して働けるわけではありませんし、疲労が溜まっていくとどんどん効率は悪くなっていきます。
結局こまめに休憩をとってリフレッシュした方が効率は良くなるんですね。
ブラック企業などですと、人手がたりずに休憩の時間すら取れないなんていう状況にもなりがちですが、非効率極まりないですね。
仕事のできる同僚にアドバイスを貰う
あとは仕事を効率的に進めていくためには、仕事のできる同僚にアドバイスをもらうというのも手段の一つです。
ここでネット上の文章を見たところで、これをやってみようと思い立つ人も少ないでしょうし。
結局身近のよく見知った同僚に直接アドバイスをもらったり、効率的な仕事の進め方を教えてもらった方があなたの心に響いてすぐに実践しやすいと思います。
まぁ大抵何かしらあなたよりも優れている部分がある同僚がいるでしょうから、ちょっと相談して技を盗むのも良いかもしれません。
苦手な仕事なら環境を変えてみる手も
仕事で効率的な進め方をしたいと考える気持ちは分かりますが、最近本当に人手不足の会社も多いですし。
ブラックな会社も増えてきていますからね。
苦手な仕事を任されていて、なんとか効率的にやる方法を見つけたいと考えている方も多いのではないでしょうか？
ただ短所を克服するよりも長所を伸ばす方向で考えた方が遥かに効率的で楽ですからね。
もし今苦手な仕事をさせられているのであれば、環境を変えてみるというのも手段の一つです。
幸い今は有効求人倍率も高く、正社員の有効求人倍率も一倍を超えてきていますし。
今ならば今よりもあなたに向いている仕事もたくさんある傾向にありますので、環境を変える方向で考えてみるのも良いかもしれません。